解約対応

解約対応をアプリで行うことで、電話やメール、郵送等の煩雑なやり取りを一元化でき、電話がつながらないことによる業務遅延や言った言わない問題の防止が可能になります。
また、解約についての案内や注意事項等の雛形を登録しておくことで、効率的かつ漏れのない対応が可能になります。
さらに、部署を横断し対応する場合でも、簡単に情報共有や引き継ぎをすることができます。

 

目次（クリックでジャンプ）

1. 解約対応

2. より効率的に

 

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1. 解約対応

解約に関するやり取りをチャットで行うことで、電話のようなすれ違いがなくなり、入居者様とスムーズなやり取りが可能になります。
また、テンプレート管理機能を利用することで、対応時間の削減や対応漏れの防止が可能になります。
さらに、自動的に履歴が残るので、退去精算時のトラブル防止にもつながります。

使い方はこちら：チャット（入居者アプリ）、テンプレート管理（旧 提案文面管理）、タスク管理、入居者管理

 

❶解約の受付
チャットで解約の一次受け付けをします。
事前に、引越し日が確定しているか否か、更新をまたぐ場合等、それぞれの雛形を作成しておくことで、効率的かつ標準化された対応が可能になります。
一次対応が電話の場合は、詳細はチャットでお送りします等とお伝えし、チャットへ誘導します。

ポイント：文面の雛形作成

 

❷書面／WEBフォームの案内
チャットで書面のやり取りの案内、もしくはWEBフォームへの誘導を行います。

 

❸退去立会い／鍵返却日程の調整
チャットで退去立会い日程の調整、もしくは鍵返却日時の確認をします。
必要に応じて、タスク管理に上記日程／日時を登録します。

 

❹精算内容の確認／承諾
チャットで精算書等を送信し、入居者様の承諾を得ます。

 

❺アカウントの処理
返却金の返金含め、全ての対応が完了したら、入居者アカウントを停止します。
入居者様には、全ての手続きが完了した旨と、今後アプリへのログインができなくなる旨お伝えします。合わせて、必要な書類がある場合には、ダウンロードする必要があることをお伝えします。
アカウントを停止しない場合、契約終了後も、一部機能を除きアプリの使用が可能な状態となります。

 

■設備マニュアルについて
設備マニュアルは部屋への登録となるため、入居者入れ替えがあった場合、新旧入居者両方に表示されます。
※個人情報を含む書類の登録にはご注意ください（退去時に削除する必要があります）。

使い方はこちら：設備マニュアル

 

 

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2. より効率的に

チャットと合わせて、その他の機能を利用することで、より効率的に対応することができます。

 

■FAQ管理
FAQ管理で解約についての内容を登録しておくことで、入居者様自身での解決を促進しお問い合わせ数を減らすことができます。
また、適切な窓口へ誘導することもできます。

使い方はこちら：FAQ管理（入居者アプリ）

 

■その他外部リンク管理／ホーム画面画像管理
アプリ内に解約フォームのリンクを設定することで、解約受付の導線がスムーズになります。

使い方はこちら：その他外部リンク管理（入居者アプリ）、ホーム画面画像管理（入居者アプリ）

 

■電子契約（オプション）
書面の締結が必要な場合、電子契約を利用することで、書類の印刷や封入、郵送の手間が削減でき、記入漏れや捺印漏れも防ぐことができます。

使い方はこちら：電子契約（管理画面）、電子契約（アプリ画面）

 

■顧客タグ管理
解約を受付けたタイミング等で顧客にタグ付けを行うことで、解約した入居者の検索が可能になり、アカウント停止処理等の対応漏れを防止することができます。
タグ例：解約_yyyy年mm月

使い方はこちら：顧客タグ管理

参考：情報の共有