この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、入居時チェック機能で月8時間の業務削減に成功した事例についてまとめています。
入居者対応を効率化するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。
こちらも合わせてご覧ください：入居時チェックをアプリで実施し業務の大幅な工数削減
目次
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■ポイント
- 書面が不要になり管理が楽になる
- 写真登録が必須のため室内状況の確認が簡単にできる
- チェック項目や写真がデータで確認できるので社内確認も楽になる
- 不備があった場合の対応もアプリで完結できる
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■今回の事例
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■今回の施策
アプリで入居時の室内チェック業務を実施
- 入居時チェックをアプリで実施
- 内容確認フローの見直しを実施
今回の事例では、入居時の室内チェックをアプリで行うことで、入居時チェック業務の効率化を図っています。
書面での対応が不要になるので、書面の準備や回収、移動、保管等の煩雑な業務の削減が可能になります。
また、写真の登録が必須なので、室内状況の把握が簡単にでき、退去時のトラブル防止にもつながります。
さらに、内容のチェックも簡単にできるので、社内確認フローの見直しにもつながっています。
マニュアルはこちら：入居時チェック（入居者アプリ）
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■施策を実施するために必要なこと
入居者様への案内方法の他、イレギュラー時の対応方法等を決めます。
●入居者への案内資料を準備する
（参考：入居者様向け資料一覧（提供コンテンツ））
●入居者が入居時チェックを提出できる条件を確認する
（参考：入居時チェックマニュアル＞概要）
●間取り図の登録をする（任意、一括登録もできます）
●入居者から再編集希望があった場合の対応方法を決める
（参考：入居時チェックマニュアル＞ステータスについて）
●期限切れになってしまった入居者の対応方法を決める
（参考：入居時チェックマニュアル＞期限切れになってしまった場合、入居時チェックの期限を延長したい）
マニュアルはこちら：入居時チェック（入居者アプリ）
いつ、誰が、何を、どのように管理していくかを決めます。
●社内確認時のチェック項目を決める
●ステータス変更フローを決める（提出済、未提出(再)、確認済）
マニュアルはこちら：入居時チェック（入居者アプリ）
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