解約申請機能で対応時間を90%削減し対応期間を1週間から30分に大幅短縮

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、解約関連業務の工数を大幅に削減したポイントをまとめています。
解約関連業務効率化のための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。

こちらも合わせてご覧ください：解約関連業務の一元管理 / 効率化

 

目次

■ポイント

■今回の事例

■今回の施策

■施策を実施するために必要なこと

 

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■ポイント

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• 電話対応が不要になるため 受付時間がゼロに
• 専用フォームで受け付けることで 確認漏れや伝達漏れがゼロに
• チャットなので 都合のよい時間に対応でき 聞き間違いや言った言わないもなくなる
• 関連書類の郵送が不要になるため 時間と費用が大幅に削減できる
• 電話対応がなくなることで 社員の精神的負担が大幅に軽減できる
• 自動的に対応履歴が残るので 社内共有が簡単にでき 退去立会の日程調整もスムーズに

 

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■今回の事例

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■今回の施策

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解約関連業務をアプリで実施

• 全入居者にアプリでの解約申請を必須で案内
• 解約関連のやり取りをチャットで実施

今回の事例では、解約申請機能を活用して解約関連業務の効率化を図っています。
解約の受付をアプリで行うことで、受け付けるための電話対応が不要になるだけでなく、受付に伴う説明漏れや確認漏れが防止できます。
また、チャットでやり取りすることで、連絡のすれ違いや言った言わないがなくなり、自動的に履歴が残るためトラブル防止にもつながります。
さらに、社内の退去立会担当者への共有も簡単に行えるため、入居者との日程調整もスムーズになります。

マニュアルはこちら：解約申請

 

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■施策を実施するために必要なこと

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解約申請機能を取り入れた業務フローを策定します。

 

法人や親子等、入居者と契約者が異なる場合の対応フローを策定します。