郵便料金が値上がり！コストを抑える方法は？

　2024年10月1日（火）より、郵便料金が大幅に値上げされました。

　この値上げによって、定形郵便物で最大26円、はがきは22円の値上げとなります。値上げの背景として、物流コストの上昇による郵便事業の厳しい状況や、近年のメールやSNSの普及によって郵便の利用者数が減少したことが上げられています。

　管理会社としては、オーナー様や入居者様への書類送付もあり、郵送コストが上がることで大きな負担となることが予想されます。今回は、郵便料金の値上げによる管理コストへの影響や、その対処法についてご紹介します。

郵便料金の値上げの具体的な内容

郵便料金の値上げの具体的な内容

 

　30年ぶりとなる郵便料金の値上げ。具体的にいくら値上げされるのでしょうか。

早見表は以下の通りです。

※参考：日本郵便株式会社ホームページ：こちら

 

 

影響を受ける管理業務とそのコスト

影響を受ける管理業務とそのコスト

 

　今回の値上げによって、管理業務にもたらす影響はどのようなものになるのでしょうか。例えば以下のものがあげられます。

・収支報告書の郵送業務
・各種報告書の郵送業務
・オーナー通信の送付
・入居者様への更新案内はがき
・入退去関係の書類送付

　例えば、毎月1000人のオーナー様に収支報告書を郵送（定形/25グラム以下）している場合であれば、1ヶ月で26,000円、つまり年間で312,000円ものコストが増えてしまう計算になります。

　コストの増加予想は、以下の通りです。

 

 

コストを抑えるには？

 

　上記のとおり、管理会社様にとって郵送料金の値上げの影響は大きく、毎年の負担額が増えることで経営への負担も大きくなります。

　それでは、コストをなるべく抑えるにはどのようにしたら良いのでしょうか。GMO賃貸DXを活用することでコストを抑えられる方法をご紹介します。

1.収支報告書の郵送を廃止（必要な場合は有料化）

 

　毎月の収支報告書の郵送を廃止し、オーナーアプリでの送付に切り替えることで郵送コストを大幅に削減できます。実際にGMO賃貸DXをご活用いただいている多くの管理会社様で、郵送の廃止の動きが見られています。

　オーナーアプリ上で収支報告書を送付することで、オーナー様はいつでもどこでも見ることができるので、オーナー様にとってもメリットを感じていただきやすい方法です。

2.各種報告書をアプリ上で作成・送付

　巡回点検報告書や定期報告書、清掃報告書など、オーナー様に送付する各種報告書をGMO賃貸DXで作成・送付することで郵送コストを抑えます。

　オーナーアプリには、巡回点検報告機能や定期報告機能などの専用の機能を用意しております。作成の手間を少なくし、さらに送付まで出来るのが大きなメリットです。また、送付した書類はいつでも管理画面で確認できるので、書類管理の手間も無くなります。

・巡回点検報告機能について / 新規登録 / 詳細 / 編集 / ダウンロード

・定期報告_概要 / 事前準備 / Appendix

3.オーナー通信やチラシをアプリ内のチャットで送付

 

　オーナー様に送付したいお知らせやサービス紹介チラシなどをアプリ内で送付して手間と郵送コストを削減します。

　ファイル一括送信機能を使用すれば、一度の操作で複数または全てのオーナー様にファイルをチャット送付することが可能です。チャットで送付するため、そのままやり取りができ、お問い合わせや成約に繋がることも期待できます。

・ファイル一括送信、ファイル一括送信（バッチ処理）_概要

4.入退去手続きをアプリ内で完結

 

　入居者様の入退去にかかる手続きや書類送付をアプリで完結し、手間と郵送コストを削減します。
入居者アプリの電子契約機能、入居時チェック機能や解約申請機能を使用することで手続きと書類送付を完結することができます。

・電子契約（管理画面）、電子契約（アプリ画面）

・入居時チェック_概要／アプリ画面（入居者アプリ）

・解約申請_概要／アプリ画面（入居者アプリ）

 

 

実際にGMO賃貸DXを活用した成功事例

 

　最後に実際に郵送コスト削減に繋がった成功事例をご紹介します。

収支報告書郵送業務の完全廃止を実現した事例

 

●収支報告書郵送業務の完全廃止
・会社として郵送業務を廃止するという強い決断をする
・全社員の協力体制を構築する

アプリで定期報告を行った事例

 

●定期報告の活用事例
・管理業法に則った報告書が簡単に作成できる
・郵送のための時間と費用が削減できる

アプリ内で広告を配信して収益アップに繋がった事例

 

●一斉チャットで買取キャンペーンを案内し 買取 / 売買案件が成約！！
・全オーナー様に対し効率的かつ簡単に案内ができるので 大きな反響が得やすい
・オーナー様のニーズを掘り起こす / 引き出すことができる

入居者対応の効率化とコスト削減を実現した事例

 

●電子契約と一斉案内メールで更新契約業務の大幅な工数削減

・施策の効果がすぐに実感できる
・書面と比べ大幅に工数が削減できる
・正確な契約の進捗状況が簡単に確認できる
・契約後の書類の保管 / 移動が不要になり 紛失のリスクもなくなる
・入居者からの契約書類再発行依頼がなくなる
・アプリのインストール促進に寄与する

 

 

まとめ

　いかがでしたでしょうか。

　今後も物流コストの上昇や、SDGｓの推進によるペーパーレス化が予想される中で、郵送業務の見直しは不可欠となっています。GMO賃貸DXを十分に活用して、管理業務のDX化を進めながら郵便料金の値上げによるコストの増加を抑えていきましょう！

 

以上

 

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