管理会社アプリのチャットを活用し オーナー対応の一元管理を実現

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、オーナー対応の一元管理を実現した事例についてまとめています。
オーナー対応の情報を集約し、一元管理するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。

こちらも合わせてご覧ください：管理会社アプリの活用事例（メリットと事例）

 

目次

■ポイント

■今回の事例

■今回の施策

■施策を実施するために必要なこと

 

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■ポイント

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• オーナー対応の見える化により 対応の属人化が防止できる
• コミュニケーション手段を統一するこで 社内の情報共有がスムーズになる
• オーナー対応を一元管理することで 社内の情報管理がしやすくなる（オーナー情報等）
• チャットツール同士の切り替えのため施策の実施がスムーズに行える

 

LINEと何が違うの？

 

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■今回の事例

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Before
営業担当はオーナーとLINEでコミュニケーション
オーナーとのやり取りを社内で共有できない、オーナー対応が属人化しがち
個人管理のLINEのため情報管理上の懸念がある（オーナー情報の持ち出しや流出）
After
管理会社アプリのチャットでコミュニケーション
他部署からオーナーへ連絡した内容も把握でき、社内の情報共有が円滑に
会社でアカウント管理、オーナー対応情報の集約、一元管理が可能に

 

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■今回の施策

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オーナー対応の一元管理

• オーナー様との連絡手段を管理会社アプリのチャットに統一
• 担当者ごとにオーナー情報の閲覧権限を設定
• 管理者が定期的にチャット内容を確認

今回の事例では、管理会社アプリのチャット機能を活用して、オーナー対応情報の集約と一元管理を行っています。
LINEから管理会社アプリのチャットへの切り替えは、同じチャットツールのためスムーズに行うことができ、オーナー様側ではツール内でチャット以外に収支状況の確認や物件情報が確認できるため利便性も向上させることができます。
また、担当者ごとに閲覧制限をかけるため、担当者ごとの「架空の店舗」を作成し、情報管理を徹底しています。
さらに、管理者が定期的にチャット内容を確認することで、情報管理の徹底と合わせて、属人化の防止にもつなげています。

マニュアルはこちら：チャット（管理会社アプリ）、管理会社店舗管理、全トピック参照権限（オーナーアプリ）

 

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■施策を実施するために必要なこと

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管理会社アプリを使用するためには、アカウントごとに使用許可の設定をする必要があります。
マニュアルはこちら：はじめに／ホーム（管理会社アプリ）、管理会社本部アカウント管理、管理会社店舗アカウント管理
※管理会社アプリは有料オプションです

■管理会社アプリ設定の確認方法
マスター管理の管理会社本部アカウント管理 / 店舗アカウント管理で、該当アカウントの詳細アイコンをクリックすると、アプリのアクセス許可が確認できます（ON：使用可、OFF：使用不可）。
OFFになっている場合は、貴社担当者様にご確認ください。

 

担当者ごとにオーナー情報の閲覧を制限するためには、ロールと所属店舗の設定が必要です。
※担当者変更が頻繁に起こる場合は、その都度、設定を変更する必要がありますので、ご注意ください

ロール：アカウントの種類（本部責任者、本部担当者、店舗責任者、店舗担当者）
所属店舗：店舗責任者と店舗担当者が所属する店舗

マニュアルはこちら：管理会社本部アカウント管理、管理会社店舗アカウント管理、管理会社店舗管理

 

チャット内容を定期的に確認する担当を決め、該当アカウントに閲覧権限を付与します。
マニュアルはこちら：全トピック参照権限（オーナーアプリ）、管理会社本部アカウント管理
※閲覧権限は本部責任者アカウントのみ設定可能です

■閲覧権限の設定方法
マスター管理の管理会社本部アカウント管理で、該当アカウントの編集アイコンをクリック、全トピック参照権限をオンにします。