定期報告の活用事例

定期報告機能では、賃貸住宅管理業法に基づく定期報告書の作成と、オーナー様への送信ができます。
オーナー様への送信方法は、チャットとワークフローから選択できるので、管理会社様の運用に合わせて対応することができます。
さらに、複数のオーナー様へ一括で送信することもできるので、業務効率化にもつながります。

マニュアルはこちら：定期報告

こちらも合わせてご覧ください：巡回点検報告の活用事例

 

目次

■ポイント

■今回の事例

■今回の施策

■施策を実施するために必要なこと

 

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■ポイント

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• 管理業法に則った報告書が簡単に作成できる
• 郵送のための時間と費用が削減できる
• 報告書類がアプリに一元化できる（管理会社とオーナー共に）

 

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■今回の事例

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■今回の施策

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GMO賃貸DXの複数機能を活用し管理業法に対応

• ワークフロー機能で定期報告書を電磁的方法で提供する旨のオーナー承諾
• 定期報告機能で報告書を作成し、複数のオーナー様に一括送信（チャット）

今回の事例では、ワークフロー機能と定期報告機能を活用し、管理業法の定期報告対応を行っています。
はじめに、「定期報告書を電磁的方法（オーナーアプリ、オーナーWEB）で提供する」旨の承諾をワークフロー機能で取得し、承諾を得られたオーナー様に対して、定期報告機能で作成した報告書をアプリで送信しています。
GMO賃貸DXの各機能を活用することで、管理業法の要件を満たした対応を効率的に実施することができます。

マニュアルはこちら：定期報告、ワークフロー

 

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■施策を実施するために必要なこと

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オーナー様への送信文面を作成します。

■事前承諾用
定期報告書を電磁的方法（オーナーアプリ、オーナーWEB）で提供する旨のオーナー承諾を得るためのワークフロー文面を作成します。
また、ワークフロー作成効率化のため、テンプレート管理に登録します。
マニュアルはこちら：ワークフロー、テンプレート管理（旧 提案文面管理）

 

■報告書送信用
定期報告書を送信する際の文面を作成します。
オーナー様への送信方法は、チャットとワークフローから選択できます。
定期報告機能ではテンプレートの挿入はできませんが、テンプレート管理への登録を推奨しています（送信前に文面をコピーし、送信時に貼り付けすることで効率化につながります）。
マニュアルはこちら：テンプレート管理（旧 提案文面管理）

 

定期報告書の書式を設定します。
詳細はこちらをご覧ください：定期報告_概要 / 事前準備 / Appendix

■フォーマット設定用のサンプル文面

 

参考として、関連ウェブサイトや定期報告のポイント、注意点等を記載します。
※ご参考にしていただく際には、関連省庁や貴社法務部門、顧問弁護士にご確認ください

■■■参考WEBサイト■■■
賃貸住宅管理業務ポータルサイト
国土交通省ホームページ
日本賃貸住宅管理協会（賃貸住宅管理業法について）

■■■ポイントと注意点■■■
●1年を超えない期間ごとに報告を実施
●管理業務「報告書」を作成し委託者に交付して説明する
●報告内容
└報告の対象となる期間
└管理業務の実施状況（家賃等の金銭収受状況、維持保全の実施状況等）
└管理業務の対象となる賃貸住宅の入居者からの苦情の発生状況及び対応状況
●Webやメールでの報告
委託者の承諾（用いる方法やファイルへの記録方法を示したうえで、記録が残る方法で）
通知要（ただしオーナーによる閲覧を確認した場合は不要）
出力して書面を作成でき、改変が行われていないか確認できることが必要
●契約終了時にも必要
●双方向でやり取りできる環境であれば説明方法は問わないが、賃貸人が管理業務報告書の内容を理解したことを確認する必要がある