収支報告書郵送業務の完全廃止

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、収支報告書郵送業務の完全廃止を達成したポイントをまとめています。
短期間でオーナー様に周知するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。

こちらも合わせてご覧ください：収支報告書郵送業務が1/5に大幅削減、ワークフローで郵送業務50％削減

目次

■今回の事例

　A社

■今回の施策

　❶社内向けの施策

　❷オーナー向けの施策

■ポイント

■事前準備

___

■今回の事例

Before
書面郵送で収支報告（印刷作業、封入作業、郵送作業、書面紛失による再送作業、郵送費用）
作業時間　1通あたり3分×1,000通=50時間／月
After
アプリで収支報告（印刷作業／封入作業／郵送作業／再送作業／郵送費用が不要に）
作業時間　0時間／月

___

■今回の施策

❶社内向けの施策

●収支報告機能のみに絞り運用開始

●社内研修を実施し、いつでも誰でもアプリの案内ができる体制を構築
（社内用テストアカウント作成、会議時に研修を実施、アプリの見え方を体感）

●社内のアプリユーザー（物件所持者）から使用感をヒアリングし、オーナー様に刺さる文言を共有

●オーナー担当から収支報告書の郵送を求められた際にもアプリの案内を徹底

❷オーナー向けの施策

●複数の手段で複数回の事前告知
（郵送の他、メルマガやLINE等、既存の連絡手段を併用して案内）

●オーナー担当者から未ログインのオーナー様一人ひとりへ連絡しご案内
（架電メイン）

●オーナー様から収支報告書の郵送を求められた際にもアプリの案内を徹底

●オーナー様来社時／訪問時の案内を徹底

●アプリ／WEBの利用環境がないご高齢のオーナー様はご子息様へご案内

●新規オーナー様には必須で案内

___

■ポイント

• 会社として郵送業務を廃止するという強い決断をする
• 全社員の協力体制を構築する
• 全オーナー様への周知
  （目的を含め、取り組み内容をきちんと伝え、理解してもらう）
• 特定の機能のみに絞ることで社内外の抵抗／摩擦が軽減できる
  （「全てが変わります」という案内よりは、「この部分以外はこれまでと同じです」という案内の方が受け入れてもらいやすい傾向がある）
• 取り組みを継続する
  （オーナー様と接する度にアプリの案内を徹底）

___

■事前準備

●運用開始時の使用機能選別

●オーナー様への連絡手段洗い出し

●事前告知文の作成（郵送用、メール用、来社時／訪問時用等）
　参考：オーナー様向け資料一覧

●導入担当者による社内研修の準備
　参考：オーナー管理、管理会社宛てによくある質問集、オーナーアプリインストール架電スクリプト、オーナーアプリマニュアル一覧（PDF）

●対象オーナーとオーナー担当者のリスト化
　対象オーナーのリストを作成し、対象オーナーごとに担当者を設定
　定期ミーティングで担当者ごとの対応状況（インストール率等）を共有
　オーナーへの対応（インストール率等）をノルマ化