電子契約と一斉案内メールで更新契約業務の大幅な工数削減

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、更新契約業務の工数を大幅に削減したポイントをまとめています。
更新業務効率化のための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。

こちらも合わせてご覧ください：更新契約業務を3日間から3時間に大幅短縮、電子契約で賃貸借契約業務の大幅な工数削減、鍵の受領証を電子契約

 

目次

■ポイント

■今回の事例

■今回の施策

■事前準備

 

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■ポイント

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• 書面と比べ大幅に工数が削減できる
  
• アプリでやり取りするため 電話のようなすれ違いがない
  
• 既存入居者に対しアプリのインストール促進ができる
  
• 正確な契約の進捗状況が簡単に確認できる
  
• 契約後の書類の保管 / 移動が不要になり 紛失のリスクもなくなる
  
• アプリにも自動保管されるので 入居者側の書類管理も楽になる

 

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■今回の事例

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■今回の施策

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更新契約業務をアプリで実施

• 一斉案内メール機能で入居者に更新とアプリの案内を実施
• 電子契約機能で更新契約を締結

今回の事例では、電子契約機能と一斉案内メール機能を併用し、入居者との更新契約業務を行っています。
電子契約での業務効率化はもちろんですが、更新手続きを通して、既存入居者に対するアプリのインストール促進にもつなげています。
また、GMO賃貸DXの管理画面上で操作や契約の進捗確認が行え、締結された契約書類も自動保管されるので、大幅な業務工数の削減につながっています。

マニュアルはこちら：電子契約（管理画面）、電子契約（アプリ画面）、一斉案内メール（入居者アプリ）
※電子契約はオプションです（詳細は当社にお問い合わせください）

【更新案内の参考文面】
※SMSの文字数は280バイト以内です
（送信内容が280バイトに収まらない場合は、複数回に分けて送信してください。）
※SMSの送信には費用がかかります

 

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■事前準備

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※実際に運用する前に、関連する法令やガイドラインのご確認と合わせて、貴社の法務担当者や顧問弁護士にご確認ください

スムーズに運用できるようにフローを策定します。

●電子契約のオーナー事前承諾

●入居者へ更新手続きとアプリを案内するタイミングと方法
（例：更新期限の〇ヶ月前に案内する）

●電子契約の事前承諾
（例：ログイン後にアプリで承諾を得る）

●電子契約を送信するタイミング
（例：事前承諾後に送信）

電子契約用の契約書類を作成します。
契約書の文言変更と合わせて、捺印箇所やテキスト入力を含めるか等、管理画面及びアプリで行う実際の操作を念頭に作成することを推奨しています。

トライアルやデモ環境をご希望の場合は、当社までお問い合わせください。

●国土交通省ホームページ
不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。～宅地建物取引業法施行規則の一部改正等を行いました～
同意書について（書面の電子化）
民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
国土交通省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則

●法務省ホームページ
電子署名法の概要と認定制度について

●国税庁ホームページ
電子帳簿保存法関係

●GMOサインホームページ
電子契約とは
電子契約書のひな形を作るメリット｜業務効率化・トラブル回避をするための注意点を解説