ワークフロー機能を利用することで、オーナー様の意思を明確に確認することができます。
また、管理画面上で一元管理できるので、確認漏れを防止することもできます。
さらに、社内承認者の追加ができるので、送信内容の確認フローを組み込むこともできます。
使い方はこちら：ワークフロー、ワークフロー／電子契約（管理会社アプリ）
こちらも合わせてご覧ください：ワークフローを活用することでオーナーのアプリ利用率がアップ、ワークフローで郵送業務50％削減
目次
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■ポイント / メリット
- 1回のやり取りで明確な意思確認ができる
- 承認する / 承認しないの2択なので認識の齟齬が生じない
- 進捗管理がしやすい
- 承認作業の一元管理ができる
- 承認スピードがアップする
- 承認履歴を残すことで 言った言わない問題の防止ができる
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■よくあるお困りごと
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■活用ケース
●入居申込の承諾
いつもお世話になっております。
〇〇にお申込が入りました。
下記、お申込者様の内容を記載いたしますので、
ご確認をお願いいたします。
こちらの方で問題なければ、ご承認をお願いいたします。
【お申込者様内容】
氏名：
年齢：
職業：
年収：
お引越し理由：
契約開始日：
契約条件：賃料〇円、共益費〇円、敷金〇円、礼金〇円
保証会社をご利用いただきます。
●解約報告
いつもお世話になっております。
〇〇に解約が入りました。
契約終了日：
解約理由：
退去完了後、室内確認の上、修繕工事のお見積りをお送りさせていただきます。
よろしくお願いいたします。
●再募集条件の確認
いつもお世話になっております。
〇〇に解約が入りました。
契約終了日：
解約理由：
以下、再募集の条件を記載しましたので、問題なければご承認をお願いいたします。
準備が整い次第、募集開始させていただきます。
【募集条件】
賃料：
共益費：
敷金：
礼金：
更新料：
よろしくお願いいたします。
●原状回復工事の見積り確認
【初回送信用】
いつもお世話になっております。
先日ご報告した〇〇の退去が完了いたしました。
室内確認の上、修繕が必要な箇所のお見積書を作成いたしましたので、
内容をご確認いただき、問題なければご承認をお願いいたします。
【再送用】
いつもお世話になっております。
お見積書のご確認、ありがとうございました。
ご指摘いただいた部分を修正したお見積書を添付いたしますので、
ご確認をお願いいたします。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
●工事 / 作業の完了報告
いつもお世話になっております。
先日ご承認いただいた〇〇の修繕工事が完了いたしました。
つきましては、工事完了報告書を添付させていただきますので、
内容をご確認いただき、問題なければご承認をお願いいたします。
●更新 / 再契約条件の確認
いつもお世話になっております。
〇〇の更新 / 再契約条件の確認です。
下記条件でよろしければ、ご承認をお願いいたします。
（従前の内容と同条件での通知を予定しております。）
新契約期間：yyyy年mm月dd日～yyyy年mm月dd日
賃料：〇円
共益費：〇円
更新料：〇円
礼金：〇円
なお、提示条件について、入居者様からご要望があった際には、
改めてご相談させていただきます。
よろしくお願いいたします。
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■施策を実行するために必要なこと
オーナー様の承諾を得ている業務を洗い出します（電話、メール、個人LINE、郵送等、全ての手段を含む）。
例：入居申込の承諾、解約報告 / 再募集条件の確認、原状回復工事の見積り内容確認、工事 / 作業の完了報告、更新 / 再契約条件の確認
各業務の目的を明確にし、ワークフロー機能を利用する業務を決定します。
送信文章と添付ファイル有無、ファイルを添付する場合はどのファイルを添付するかを決定します。
ワークフロー文面を雛形（テンプレート）として登録しておくと、業務効率化と合わせて、記載漏れを防止することができます。
マニュアルはこちら：テンプレート管理（旧 提案文面管理）
ワークフローの送信者、社内承認者を追加するか等、社内ルールを策定します。
（業務ごとにフローを作成）
より効率的に：承認者フローの登録
ワークフローの進捗確認のタイミングや確認者、督促する場合の督促者と督促方法等、社内ルールを策定します。
例：ワークフロー送信後3日間返信がない場合は、チャットで督促（対象ワークフローのトピック内）
対応漏れがないように：タスク管理、タスク管理（管理会社アプリ）
確認や承認事項をワークフロー機能で連絡する旨、オーナー様に周知します。
例：お知らせ機能で周知、一斉チャット機能で周知、ファイル一括送信機能で周知
マニュアルはこちら：お知らせ（オーナーアプリ）、一斉チャット（オーナーアプリ）、ファイル一括送信、ファイル一括送信（バッチ処理）
オーナー様向け周知資料はこちら：ワークフロー機能について
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■ワークフロー機能を使うと こんなメリットもあります
簡単な操作で完結できるので、会社にお勤めのオーナー様だけでなく、高齢のオーナー様も、対応に対するハードルが下がり、すぐにやろうという気持ちになってもらいやすくなります。結果として、オーナー様の承認スピードが大幅にアップします。
オーナー様とのやり取りをGMO賃貸DXに集約していくことで、面倒な書面対応が不要になり、社内での共有も楽になります。結果として、業務効率化につながります。
ワークフロー機能を活用すると、オーナー様のアプリ利用率（MAU）がアップします。
（詳細はこちら：ワークフローを活用することでオーナーのアプリ利用率（MAU）がアップ）
担当オーナーのアプリ利用が増えれば、書面での対応や電話での連絡等、面倒な業務が削減でき、自分が本当に注力したいことに時間が割けるようになります。
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