この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、郵送業務を50％削減したポイントをまとめています。
短期間で業務効率化するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。
こちらも合わせてご覧ください：収支報告書郵送業務の完全廃止、ワークフローの活用事例
目次
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■今回の事例
●A社
エリア：関東
オーナー属性：投資家系メイン
管理戸数：～1,000
成果：アプリ導入2ヶ月目で工事関係の郵送業務50％削減
Before
50通／月の書類郵送
確認／報告業務を郵送で実施（見積書、修繕報告書、原状回復報告書等）
封入作業の時間、郵送費用、オーナー様に届くまでの時間、オーナー様から返送されるまでの時間、報告書が届かない等のトラブル
After
25通／月の書類郵送
確認／報告業務をワークフローで実施
郵送書類を必要最低限にすることで大幅な工数削減
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■今回の施策
ワークフローの活用
郵送が必要な書類以外はワークフローを利用
■施策を実行するために必要なこと
❶業務の棚卸
該当業務で実際に行っている作業を洗い出します
❷郵送書類の洗い出し
作業内で郵送している書類を洗い出します
❸承認が必要な書類の選別
郵送している書類の中でオーナー様の承認が必要な書類を選別します
❹郵送が必要な書類の選別
各種書類の目的を明確にし、郵送が必要な書類を選別します
（郵送が必要な書類はワークフローの承認後、原本を郵送）
❺承認フローの策定
ワークフローの送信者、社内承認者を追加するか等、社内ルールを策定します
（書類ごとにフローを策定）
❻ワークフロー対応可能オーナーの精査
対応可否を判断し対応可能オーナーをリスト化します
❼対応可能オーナーへの周知
郵送やメールからアプリに移行する旨、オーナー様に周知します
（チャットで周知、必要に応じて架電）
上記と合わせて、社内研修を実施
導入担当者から操作マニュアルと注意事項の伝達
現場担当者による操作練習
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■ポイント
- 業務の見直しをすることで効率化ができる
- 郵送のための時間と費用が削減できる
- 確認／報告業務を管理画面で一元管理できる
- やり取りの時間が短縮されるので、見積が確定するまでの時間を短縮できる
- 見積確定の時間が短縮されることにより、工事着手までの期間が短縮できる
- 工事完了までの期間も短縮でき、早期客付けに寄与する
- オーナー様の手間も削減できる
- オーナー様の書類管理もアプリで一元管理できる
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