賃貸住宅管理業法に基づく定期報告についての事例です。
まだまだ手探りの管理会社様がいる一方、GMO賃貸DXの機能を活用して対応している管理会社様もいらっしゃいます。
参考：
賃貸住宅管理業法ポータルサイト
国土交通省ホームページ
日本賃貸住宅管理協会（賃貸住宅管理業法について）
目次
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■今回の事例
活用事例❶
活用事例❷
活用事例❸
活用事例❹
※ファイル一括送信（バッチ処理）は、管理画面上のファイル一括送信とは異なります。
詳細はこちら：ファイル一括送信（バッチ処理）
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■各機能の特徴
【ワークフロー】
●活用方法
アプリ（電磁的方法）で定期報告する旨のオーナー承諾を得る
定期報告書を送信し報告内容のオーナー承諾を得る
●考慮事項
メリット：オーナー様の意思が明確に分かる（報告内容を理解しているか等）
デメリット：一件ずつ手動での操作が必要
マニュアルはこちら：ワークフロー
【ファイル一括送信（バッチ処理）】
●活用方法
定期報告書を一括送信
●考慮事項
メリット：一括操作が可能
デメリット：定期報告書を電磁的方法で提供するための事前承諾が必要
機能の詳細はこちら：ファイル一括送信（バッチ処理）
（参考：ファイル一括送信）
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■（参考）定期報告フローの一例
※ご参考にしていただく際には、貴社法務部門や顧問弁護士にご確認ください
❶アプリで定期報告する旨のオーナー承諾
定期報告書を電磁的方法（オーナーアプリ、オーナーWEB）で提供する旨、オーナー様の承諾を得ます。
推奨機能：ワークフロー
チャットで承諾を得る方法もありますが、ワークフローの方が明確で、進捗管理もしやすいです。
ピックタイトル：
定期報告書の電磁的方法による提供のご確認
メッセージ内容：
平素は大変お世話になっております。
賃貸住宅の管理業務の適正化に関する法律第20条に基づき、
一定期間ごとに（約1年ごとに） 管理業務の実施状況をご報告させていただくこととなりました。
ご報告内容は、家賃等の金銭の収受状況や維持保全の実施状況、入居者様からの苦情の発生状況及び対応状況等となります。
オーナー様へはご報告書（PDF形式）を電磁的方法（オーナーアプリ、オーナーWEB）で交付させていただきます。
上記内容をご理解いただきましたら、お手数ですがご承認をお願いいたします。
ご不明な点や分かりづらい点等ございましたら、
こちらのチャットにご連絡をお願いいたします。
担当
〇〇〇部 〇〇
❷定期報告書をアプリで送信
定期報告書（PDF）をアプリで送信します。
推奨機能：ワークフロー
ファイル一括送信で送信する方法もありますが、オーナー様が報告書の内容を理解したことを確認する必要があるため、ワークフローを推奨しています。
トピックタイトル：
定期報告書確認のお願い_2023
メッセージ内容：
平素は大変お世話になっております。
賃貸住宅の管理業務の適正化に関する法律第20条に基づき、
報告書内に記載する期間に実施した管理業務の実施状況についてご報告いたします。
報告内容をご理解いただきましたら、ご承認をお願いいたします。
ご不明な点や分かりづらい点等ございましたら、
こちらのチャットにご連絡をお願いいたします。
担当
〇〇〇部 〇〇
❸ワークフロー未承認者への督促
一定期間後に未承認ワークフローを確認（検索）し、未承認オーナーへ承諾いただくようご案内します。
ワークフローの検索ボックスで、「ステータス」、「トピックカテゴリ」、「トピックタイトル」、「メッセージ内容」で検索します。
（ステータスは「進行中」、トピックタイトルやメッセージ内容は「定期報告」や「定期報告書」等、記載されているテキストで検索します。）
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■（参考）定期報告について
参考として、定期報告のポイントや注意点を記載します。
参考：
賃貸住宅管理業法ポータルサイト
国土交通省ホームページ
日本賃貸住宅管理協会（賃貸住宅管理業法について）
●１年を超えない期間ごとに報告を実施
●管理業務「報告書」を作成し委託者に交付して説明する
●報告内容
① 報告の対象となる期間
② 管理業務の実施状況（家賃等の金銭の収受状況、維持保全の実施状況等）
③ 管理業務の対象となる賃貸住宅の入居者からの苦情の発生状況及び対応状況
●Webやメールでの報告
委託者の承諾（用いる方法やファイルへの記録方法を示した上で、記録が残る方法で）
通知要（ただしオーナーによる閲覧を確認した場合は不要）
出力して書面を作成でき、改変が行われていないか確認できることが必要
●契約終了時にも必要
●双方向でやりとりできる環境であれば説明方法は問わないが、賃貸人が管理業務報告書の内容を理解したことを確認する必要がある
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