チャット機能では、メッセージや写真、動画、PDF等を簡単に送信することができます。
また、検索機能が充実しているので、やり取りを振り返る際にも便利です。
さらに、送信した写真や動画、ファイルが自動保管されるので、別途管理する必要がなくなります。
こちらも合わせてご覧ください：災害時の緊急対応を事前にお知らせしトラブル回避
■今回の事例
Before
複写式の用紙に話した内容をメモして、最後にオーナー様のサインをもらう。
管理会社、オーナー様ともに、用紙の保管や管理が煩雑に。
必要なときにすぐに見つからない。
訪問時に用紙を忘れてしまうことも多々。
After
話した内容をチャットにメモし、訪問のお礼とともに備忘録として送信。
用紙が不要になり、書類管理が楽に。
いつでもどこでも確認可能、チャットの検索ですぐに見つかる。
■ポイント / 実施するメリット
- 文章に残すことで 言った言わない問題を防止
- 会話内容を文面にし相手に確認することで 認識の齟齬がなくなる
- 電話や訪問等のアプリ以外のやり取りも履歴として残せる
- 対応履歴を見える化 / 一元化することで 社内共有や社内引継ぎがスムーズになる
- 対応履歴を分析することで成功 / 失敗事例の社内共有ができ オーナー対応の標準化ができる
- きちんと履歴を残すことで オーナー様との信頼関係の構築や満足度の向上に寄与する
■今回の施策
訪問時の備忘録をチャットで送信
- 管理会社アプリのチャットに会話内容をメモ
- その場でチャットを送信しオーナー様にも確認
今回の事例では、チャット機能と管理会社アプリを活用し、オーナー訪問時の備忘録を送っています。
文書に残すことで、言った言わないを防止し、不要なトラブルを未然に防ぐことができます。
また、細やかな対応を行うことで、オーナー様の満足度や信頼感の向上にもつながります。
（訪問時だけでなく、電話で話した内容を備忘録として送る場合も同様。）
マニュアルはこちら：チャット（オーナーアプリ）、チャット（管理会社アプリ）
合わせてお使いいただくと便利な機能：テンプレート管理（旧 提案文面管理）
【本日のお打ち合わせ内容】
物件：
部屋：
賃料：●●円→●●円
共益費：●●円→●●円
礼金：●●ヶ月分→●●ヶ月分
敷金：●●ヶ月分→●●ヶ月分
その他：
本日から、条件変更させていただきます。
よろしくお願いいたします。
【本日のお打ち合わせ内容】
物件：
部屋：
退室日：
募集条件：賃料：●●円、共益費：●●円、礼金：●●ヶ月分、敷金：●●ヶ月分
工事内容：
└玄関 / 廊下：
└リビング：
└居室1：
└居室2：
└キッチン：
└浴室：
└トイレ：
└その他：
備考：
追って、正式な御見積書をお送りさせていただきます。
よろしくお願いいたします。
先程はお電話のご対応ありがとうございました。
簡単にではございますが、こちらに内容を記載させていただきます。
【本日のお打ち合わせ内容】
物件：
部屋：
内容：
確認事項：
期限：
ご不明な点等ございましたら、こちらのチャットにご返信くださいませ。
よろしくお願いいたします。
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