清掃報告業務の効率化

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、清掃報告業務を効率化したポイントをまとめています。
短期間で業務効率化するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。
こちらも合わせてご覧ください：巡回点検報告の活用事例（オーナーアプリ）、ワークフローで郵送業務50％削減

目次

■ポイント

■今回の事例

■今回の施策

　清掃報告書の送信方法をファイル一括送信に統一

___

■ポイント

• 郵送のための時間と費用が削減できる
• 個別メールで送信するための時間が削減できる
• 清掃報告業務が一元管理できる
• 書類の紛失がなくなるので再発行が不要になる
• オーナー様の書類管理もアプリで一元化できる
• チャットで送信されるので関連するやり取りもスムーズにできる

___

■今回の事例

●A社

Before
●メールで一斉送信
●他のメールに埋もれてしまい見落とされてしまうこも多々、見られているか分からない
●メールを見逃してしまったオーナー様から再送の依頼
●オーナー様からお問い合わせがあった際、すぐに該当の報告書が見つからない
After
●アプリで一括送信
●埋もれてしまうことがなく、既読確認も可能、チャットでスムーズにやり取りもできる
●清掃報告書がアプリに自動保管されるので再送の手間が不要
●管理画面で簡単に検索が可能、煩雑な報告書保管業務が楽に

___

■今回の施策

ファイル一括送信機能の活用

• 清掃報告書の送信方法をファイル一括送信に統一

今回の事例では、ファイル一括送信機能を活用し、清掃報告書を一斉送信しています。
チャットで送信することで、報告書がアプリに自動保管されるので、オーナー様から再送（再発行）依頼があった際の手間が削減できます（オーナー様の書類管理も楽になります）。
また、管理画面で簡単に検索できるので、報告書保管業務も不要になります。

■マニュアルはこちら：ファイル一括送信

■施策を実行するために必要なこと

①送信スケジュールの策定
清掃報告書完成のタイミングに合わせ、毎月第〇〇曜日等、毎月の送信スケジュールを策定します。

②送信対象オーナーの選定
送信対象のオーナーを選定します。
アプリ利用有無に関わらず、全オーナーを対象とする場合は不要です。

③送信ファイルの準備
清掃報告書のファイル名の付け方を決定します。
清掃年月+物件名+清掃報告書（2023年6月エクセル原宿清掃報告書）という名称にすると、ファイル一括送信用CSVファイルが作成しやすくなります。

【よくあるファイル名の例】
送信対象オーナー（物件）との紐づけのしやすさや、宛先間違い防止のため、ファイル名に「物件名」や「オーナー名」を含めることを推奨しています。
・年月+物件名+拡張子（例：202307 エクセル原宿.pdf）
・書類名+年月+拡張子（例：オーナー新聞2023年7月号.pdf）
・書類名+オーナー名+物件名+拡張子（例：定期報告書_山田　太郎　様_エクセル原宿.pdf）

④送信文面の決定（トピックタイトル、トピック内容）
トピックタイトル、トピックカテゴリ、トピック内容を決定します。

⑤送信テスト
ダミーオーナーを使用して、送信テストを実施します（推奨）。
ダミーオーナーについては、貴社のご担当者様にご確認ください。

※全オーナー（全物件）を対象としてファイル一括送信用CSVを作成した場合でも、実際の添付ファイル（清掃報告書）がない場合は、送信対象として表示されません

参考：送信数が少ない場合のファイル一括送信方法（オーナーアプリ）、一斉チャット用CSVを利用したファイル一括送信機能での送信方法（オーナーアプリ）