管理受託契約の完全電子化

この記事では、アプリの利用を開始した管理会社様の実例をもとに、電子契約機能を活用し管理受託契約の完全電子化を達成したポイントをまとめています。
電子契約機能を活用するための具体的な施策が記載してありますので、ぜひご参考になさってください。

こちらも合わせてご確認ください：管理受託業務のケーススタディ

目次

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■今回の事例

　A社

■今回の施策

　❶社内研修の実施

　❷管理受託契約フローの策定

■事前準備

■ポイント

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■今回の事例

●A社
エリア：関西
オーナー属性：投資家系メイン
管理戸数：～1,000戸
成果：管理受託契約書の完全電子化

Before
書面で契約（契約書類製本、郵送、回収、不備対応、印紙代）
After
アプリで電子契約（製本／郵送／回収／不備対応／印紙代が不要に）

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■今回の施策

❶社内研修の実施

• 新規オーナーの登録方法
• 新規オーナーへのアカウント発行方法
• 電子契約の送信方法

オーナー情報の登録方法やアカウント発行方法（IDと仮パスワードの送信方法）、電子契約の送信方法等、実務を行う社員に対して研修を実施します。
デモ用のオーナーアカウントを作成し、オーナー様側ではどのように見えているのかを理解し、実際に操作してみることで習得が早まります。

マニュアルはこちら：オーナー管理（登録、アカウント発行）、電子契約（管理画面）、電子契約（アプリ画面）

PDFマニュアルはこちら：オーナー管理マニュアル（PDF）、電子契約マニュアル（PDF）

❷管理受託契約フローの策定

• GMO賃貸DXへのオーナー情報登録のタイミング
• 電子契約送信のタイミング

効率的な契約フローを策定するために、いつ誰が何をどうするかを明確に決める必要があります。
また、運用後も定期的にフローの見直しを行うことで、より効率的で実務的なフローにすることができます。

※賃貸住宅管理業法等、法令やガイドラインを再度ご確認ください。
参考：賃貸住宅管理業法ポータルサイト、賃貸住宅管理業法 概要ハンドブック

■フローの一例
管理受託契約の話がまとまった後
❶オーナー様にアプリの案内を行い承諾を得る
❷GMO賃貸DXにオーナー様情報を登録しアカウント発行（必須項目と連絡先のみ）
❸チャットもしくはワークフローで重要事項説明書及び契約書を送信し内容を確認してもらう
❹重要事項説明の実施
❺電子契約で重要事項説明書と契約書を送信
❻週次で電子契約のステータス確認（未署名者へは督促を実施）

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■事前準備

●管理受託契約時の業務棚卸
　電子契約を利用した際の契約フロー策定のため、現在の業務フローの棚卸を行います

●アプリ案内資料の作成
　既存オーナー向けの案内資料とは別に、新規オーナー向けの案内資料を作成します
　参考：オーナー様向け資料一覧

●契約書類の雛形作成
　押印（署名）のみにするか、住所氏名等のテキスト入力を含めるか等、電子契約用契約書類の雛形を作成します

●電子契約に関する承諾方法の策定
　いつどのような方法でオーナー様の承諾を得るのかを決めます
　参考：賃貸住宅管理業法 制度概要ハンドブック

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■ポイント

• 契約業務の効率化ができる
• アプリのインストール率に寄与する
  （管理契約時に案内することで、スムーズにインストールしてもらえる）
• アプリの利用率に寄与する
  （契約業務を通してアプリの利便性を訴求）
• 管理委託契約に関するやり取りがアプリに一元化できる
• 契約書類がアプリに一元化できる