目次
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1. sendfile作成ツールについて
複数のオーナー様に一括で添付ファイル付きのてチャットを送信するためには、送り先を指定する「紐づけデータ=sendfile」を作成する必要があります。
その紐づけデータを作成するための「専用ツール」が「sendfile作成ツール」です。
※ファイルを添付せず、テキストのみを送信することも可能です
データ作成後は、SFTPサーバへ対象添付ファイルを格納するだけで、指定のオーナー様へ設定した実行日時に自動でチャットが送信されます。
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2. ツールを使うための事前準備
■パソコンに「Access」が入っているかの確認
sendfile作成ツールを使うためには、Microsoft社の「Access」というソフトウェアが必要です。
まずは、お使いのパソコンに「Access」が入っているかをご確認ください。
参考：Microsoftサポート＞Accessのトレーニング＞ Accessの概要＞Access とは
❶Excelを開きます
❷画面左下の「アカウント」をクリックします
❸Accessのマークがあるか確認して完了です
マークがあればアクセスが入っている状態です。
入っていない場合は、事項の手順に従ってAccessをダウンロードしてください。
■パソコンに「Access」が入っていない場合
ビット数を確認し、Accessランタイム無料版をダウンロードします。
※業務に使用するシステムのダウンロード可否については、事前に貴社ご担当者様にご確認ください
❶キーボードの「Windowsマーク」と「X（エックス）」を同時に押し、「システム」をクリックします
❷「システムの種類」に表示されているビット数を確認します
❸検索サイトで「Accessランタイム」を検索します
❹必要な言語を選択し、使用するデバイスに適応したビットバージョンをダウンロードして完了です
参考：Microsoft Access Runtime ダウンロード
■GMO賃貸DX sendfile作成ツールの準備
「GMO賃貸DX sendfile作成ツール」をご希望の場合は、当社までご連絡ください。
❶Zipファイルを解凍します
❷Accessファイルを右クリックし、「プロパティ」をクリックします
❸「全般」内「セキュリティ」の「許可する」にチェックを入れます
❹「適用」、「OK」の順にクリックし完了です
※「format」のフォルダは削除しないでください
※フォルダ内に「format」と「GMO賃貸DX_sendfile作成ツールforオーナー.accde」がある状態で使用してください
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3. ツールを実行するための事前準備
■事前に準備するもの
- GMO賃貸DX_sendfile作成ツールforオーナー.accde
- 添付するファイル（1つのフォルダに格納してください）
- GMO賃貸DXからダウンロードした部屋管理.csvファイル
【部屋管理.csvのダウンロード方法】
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■添付ファイル名の設定条件
添付するファイル名には区切り記号を入れ、並びは統一にする必要があります。
区分所有など1つの建物に複数のオーナー様がいる場合は、ファイル名に「オーナー名」、「建物名」の両方が必要です。
上記に該当しない場合は「オーナー名」、「建物名」のどちらかがあれば送信可能です。
※フリートークで送信する場合は「建物名」は不要です。
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4. ツールの実行
■sendfile作成ツールの画面構成
■sendfile作成ツールの操作
チャット内容の設定をします
❶「・・・」をクリックし、「部屋管理.csv」を選択します
❷「チャットトピック名」と「チャットテキスト」を入力します（黄色部分）
※入力内容はチャットへそのまま反映されます
❸チャットの送信者を設定します（「担当者名」の入力は任意）
担当者ID（基幹本部アカウントID、基幹店舗アカウントID）は、「GMO賃貸DX管理画面＞マスター管理＞管理会社本部アカウント管理、管理会社店舗アカウント管理」で確認ができます。
※未入力の場合はオーナーの主担当者が送信者になります
チャットテンプレートの設定についてはこちら：【チャットテンプレートの設定】
トピックIDの設定についてはこちら：【トピックIDの設定】
■フリートークに送信する場合（建物に紐づけない場合）
「フリートークに投稿する」にチェックを入れます。
❹添付ファイルの紐づけ情報を設定します
・添付するファイルの紐づけ種別を選択します（「オーナー別にファイルを添付」「すべてのオーナーに同じファイルを添付」）。
※「すべてのオーナーに同じファイルを添付」する場合はファイルの紐づけ情報設定は不要です
・「添付ファイル名の設定条件」を元に紐づけ情報を設定します（■添付ファイル名の設定条件）。
・添付ファイルがない場合は「ファイルを添付する」のチェックを外します。
添付ファイル名が（例）の並びだった場合は青枠の設定となります。
❺添付する送信対象ファイルを選択します
※フォルダごと選択してください
❻GMO賃貸DXの文書に保存されるカテゴリをプルダウンから選択します
カテゴリについてはこちら：チャット＞チャット送信時の機能＞カテゴリ
❼全ての設定が完了したら、「ファイル一括送信用CSV作成」をクリックして完了です
紐づけができなかった場合操作についてはこちら：【紐づけができない場合の操作】
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【チャットテンプレートの設定】
毎回決まったファイルを送る場合など、あらかじめテキストを登録しておくことで、次回以降の操作時にチャットのタイトルと本文を呼び出すことができます。
❶「チャットトピック名」を入力します
❷「チャットテキスト」を入力します
❸「送信文書カテゴリ」をプルダウンで選択します
❹「チャットテンプレート」を入力します（管理用の名称です）
❺「登録」をクリックして完了です
次回以降は、プルダウンで選択することで、登録内容を呼び出すことができます。
次回以降の操作
プルダウンから呼び出したいものを選択します。
※削除ボタンで登録したものを削除することも可能です
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【トピックIDの設定】
トピックIDを設定することで、送信先のトピックを指定することができます。
※設定されていない場合は新規トピックとして作成されます
トピックIDの詳細はこちら：トピックIDについて（オーナーアプリ）
トピックIDは、重複しないIDを設定する必要があるため、表示サンプルのような設定を推奨しています。
例）トピックIDを「建物ID」-「オーナーID」-「任意のトピック名」で設定したい場合
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【紐づけができない場合の操作】
紐づけができない添付ファイルがある場合、下記のような画面が表示されます。
該当データがあった場合、紐づけできなかった添付ファイルを手動で紐づけます。
❶紐づけできなかったレコードを選択します
❷紐づけたいオーナーまたは物件を検索し、該当データがないか確認します
❸紐づけたい物件のオーナーを選択します
❹「紐づけ」をクリックします
紐づけできなかったレコード全てについて、❶～❹の作業を繰り返します。
※確認した結果、送付しなくてもよいものは、紐づけせずに手順❺に進みます
❺紐づけが完了したら、「終了」をクリックして完了です
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5. ファイルのアップロード
送信対象ファイルで指定したフォルダ内に生成ファイルが出力されます。
❶生成されたリストを確認後、リストを別フォルダへ移動します
・送信ファイル確認リスト（紐づけした結果一覧の確認用リスト）
・紐づけなしファイルリスト（紐づけできなかった結果一覧の確認用リスト）
❷指定されたSFTPのフォルダへフォルダごとアップロードして完了です
※アップロードするフォルダ内は、下記のみになっていることをご確認ください。
指定以外のファイルが存在している場合、エラーとなり送信実行ができません。
・sendfile.csv
・添付ファイル
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6. ツールのアップデート
仕様変更などに伴いsendfile作成ツールのアップデートがあった際には、これまで使用していた旧バージョンの設定を新バージョンに引き継ぎする必要があります。
❶これまで使用していた旧バージョン【GMO賃貸DX_sendfile作成ツールforオーナー】フォルダ内の「format」フォルダをコピーします
❷ダウンロードして解凍した新バージョン【GMO賃貸DX_sendfile作成ツールforオーナー】フォルダ内に、コピーした「format」フォルダを貼り付け、ファイルを置き換えます
❸「設定情報インポート」をクリックして完了です
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